Qué es el kardex: guía completa para negocios en Perú
El kardex es el registro donde se anota cada entrada y salida de productos de un negocio, junto con el saldo disponible después de cada movimiento. Es la herramienta central del control de inventario: sin él, no sabes cuánto tienes, cuándo se vendió ni a qué costo. En Perú, además, llevar un kardex correctamente tiene implicaciones tributarias directas ante SUNAT.
¿Qué es el kardex?
El kardex es un registro de movimientos de inventario que muestra, para cada producto, tres columnas fundamentales: entradas (compras o ingresos al almacén), salidas (ventas o consumos) y saldo (stock disponible en cada momento). Cada fila del kardex representa una transacción con su fecha, cantidad, costo unitario y valor total.
El término proviene del sistema de archivo Kardex, un sistema de fichas físicas que los almacenes usaban antes de la digitalización. Hoy, el kardex se lleva en sistemas de inventario o software POS que lo actualizan automáticamente con cada venta o compra.
Para qué sirve el kardex en una tienda
El kardex sirve para tres propósitos prácticos que impactan directamente en la operación del negocio:
- Saber exactamente cuánto stock tienes: El saldo del kardex refleja el inventario real en tiempo real, sin necesidad de contar físicamente.
- Calcular el costo real de lo que vendes: El kardex registra a qué costo compraste cada lote, lo que permite calcular el margen bruto real por producto.
- Trazabilidad completa: Si hay una discrepancia entre el stock físico y el sistema, el kardex permite rastrear el movimiento exacto que generó el error — venta, ajuste, devolución o merma.
Tipos de kardex según su uso
Kardex simple (o de unidades)
Registra solo cantidades: cuántas unidades entraron, salieron y quedan. No incluye costos ni valores monetarios. Es el más fácil de llevar y suficiente para negocios en etapa inicial que solo necesitan saber si tienen stock o no.
Kardex valorizado
Registra tanto las cantidades como el valor económico de cada movimiento. Incluye el costo de compra de cada lote y calcula el valor total del inventario en soles. Es el que exige SUNAT para ciertos niveles de facturación (ver sección abajo). También es el que permite calcular el costo de ventas para el estado de resultados.
Kardex contable
Es el kardex valorizado integrado al sistema contable de la empresa. Cada movimiento de inventario genera automáticamente un asiento contable. Es el nivel requerido por empresas con contabilidad completa.
¿Quiénes están obligados a llevar kardex valorizado ante SUNAT?
En el Perú, la obligación de llevar el Registro de Inventario Permanente Valorizado (kardex valorizado) depende del régimen tributario y el nivel de ingresos:
- Régimen MYPE Tributario y Régimen General con más de 500 UIT de ingresos netos anuales: Están obligados a llevar el Registro de Inventario Permanente Valorizado de forma electrónica, integrado al PLE (Programa de Libros Electrónicos) de SUNAT.
- Menos de 500 UIT anuales: No existe la obligación del libro electrónico, pero SUNAT puede pedir sustento del costo computable en cualquier fiscalización. Llevar un kardex actualizado es la única forma de respaldarlo correctamente.
- Nuevo RUS: No están obligados al kardex valorizado, pero llevar un control de inventario básico es recomendable para gestionar el negocio.
La UIT para el año 2026 es S/ 5,350. Por lo tanto, el umbral de 500 UIT equivale a S/ 2,675,000 de ingresos anuales.
Cómo se calcula el kardex valorizado: Método Promedio Ponderado
El método más usado en Perú (y aceptado por SUNAT) es el Costo Promedio Ponderado. Funciona así: cada vez que compras un lote a un precio distinto, el sistema calcula un nuevo costo promedio dividiendo el valor total del stock disponible entre las unidades disponibles. Las salidas (ventas) se descuentan siempre a ese costo promedio vigente.
Ejemplo práctico:
- Lunes: compras 10 polos a S/20 c/u → stock: 10 unidades, costo promedio: S/20.00
- Miércoles: compras 10 polos más a S/22 c/u → stock: 20 unidades, costo promedio: S/21.00 ((200+220)/20)
- Jueves: vendes 5 polos → se descuentan a S/21.00 c/u, stock queda en 15 unidades a S/21.00
El kardex valorizado registra cada una de estas filas con fecha, cantidad, costo unitario y saldo acumulado.
Cómo INVY automatiza el kardex de tu negocio
Llevar el kardex manualmente o en Excel es complejo y propenso a errores. Cada venta requiere una actualización manual, y un solo error en una fórmula puede descuadrar semanas de registros.
Con INVY, el kardex se actualiza automáticamente con cada transacción. Cada venta descuenta el stock y registra el costo promedio ponderado en tiempo real. Cada compra o ingreso de mercadería actualiza el saldo sin intervención manual. Desde el módulo de Reportes, puedes exportar el kardex completo por producto, categoría o período — listo para entregarlo a tu contador o para una fiscalización de SUNAT.